1

Existe una unidad especializada que se encarga de gestionar los archivos en toda la Administración Pública Federal (APF).

2

Existen oficinas o áreas coordinadoras de los archivos en cada institución de la APF.

3

Las instituciones de la APF cuentan con lineamientos y reglas de operación en materia de archivos específicos para el ámbito de su competencia, que propician el funcionamiento óptimo de acuerdo a estándares internacionales del sistema de gestión de archivos.

4

El sistema de gestión de archivos en las instituciones de la APF está a cargo de profesionales en la materia actualizados en temas relacionados con este tipo de gestión.

5

El sistema de gestión de archivos cuenta con un programa permanente de capacitación y actualización de su personal.

6

El sistema de gestión de archivos se basa en estándares internacionales que permiten aplicar las mejores técnicas bajo los cuales deben operar las instituciones de la APF.

7

Los lineamientos del sistema de gestión archivos en todas las unidades administrativas permiten una operación homogénea y regular del sistema.

8

Existen reglamentos específicos para la operación del sistema de gestión de archivos en las instituciones de la APF.

9

Cada dependencia de la APF cuenta con una clasificación del material en archivos de trámite, archivos de concentración y archivos históricos, con áreas encargadas, responsables y reglas y lineamientos de operación específicos.

10

Cada dependencia de la APF cuenta con sus respectivos cuadros de clasificación archivística.

11

Existe un sistema electrónico de acceso a archivos que cataloga los expedientes de acuerdo a sus contenidos en todas las unidades administrativas de la APF a cargo del sistema de gestión de archivos. Este sistema debe distinguir entre archivo histórico y archivo de concentración.

12

Existen manuales de procedimientos para el acceso y manipulación de los archivos por tipo, a excepción de aquellos reservados por las previsiones legales respectivas.

13

Cada dependencia de la APF cuenta con lineamientos de identificación y clasificación de archivos reservados.

14

Hay un catálogo electrónico de los archivos existentes en las instituciones de la APF (Catálogo de Disposición Documental, según la Ley Federal).

15

Los catálogos de cada institución de la APF son accesibles en línea al público e incluyen su periodo de vigencia.

16

El responsable de la gestión de los archivos en cada una de las unidades administrativas encargadas de la labor archivística en la APF cuenta con experiencia profesional en la materia.

17

El Consejo Nacional de Archivos lleva a cabo sus sesiones y realiza las tareas de directriz para las que fue creado, con base en la normativa vigente.

18

El catálogo del registro de archivos históricos de cada ente de la APF es publicado en línea y se actualiza periódicamente e informa la fecha de la última actualización.

19

Existe una base de datos electrónica con todos los documentos no reservados de cada institución de la APF. La base de datos está disponible en línea y especifica quién es el responsable de la misma.

20

Los expedientes de archivo se integran de acuerdo a las disposiciones establecidas en la Ley Federal de Archivos y su marco reglamentario vigente.

21

Los catálogos de archivos históricos de las instituciones de la APF son actualizados periódicamente y enviados al Archivo General de la Nación.

22

La información de los expedientes de archivo se conserva y se mantiene segura siguiendo procedimientos técnicos de acuerdo a las técnicas más avanzadas en materia de conservación.

23

Hay espacios físicos diseñados exclusivamente para la recepción, organización y resguardo temporal o definitivo de los documentos que integran los archivos de cada institución de la APF, según su tipo de archivo (histórico, concentración y trámite)

24

Existen sistemas funcionales de control ambiental y de seguridad para conservar los documentos en los espacios físicos asignados a los archivos, de acuerdo a las técnicas más avanzadas de conservación.