El archivo, la transparencia, el acceso a la información y la rendición de cuentas se encuentran muy relacionados. No obstante, cada uno representa por sí mismo un campo de estudio y de conocimiento prácticamente inagotable.

En el presente texto se exploran algunas de las conexiones, situaciones y posibles retos  con relación a el archivo, en la región geográfica integrada por los estados de  Yucatán, Veracruz, Tabasco, Quintana Roo, Chiapas y Campeche.

I El archivo

Archivística, Archivo y Documento, son tres conceptos fundamentales e íntimamente relacionados que configuran y caracterizan una práctica profesional al servicio de nuestra memoria colectiva histórica.

Si miramos en una escala de tiempo amplia, se observa que la manera de entender la práctica que vincula la Archivística, el Archivo, y el Documento presentan cambios. Dichos cambios son claramente advertidos en la multiplicidad de definiciones existentes, que sin dejar de centrarse sobre los mismos “objetos”, marcan finas e importantes diferencias, según el enfoque, el énfasis, o el paradigma asumido.

No obstante, la diversidad y multiplicidad de definiciones no debe ser entendida por sí misma como una dificultad, más bien debe ser entendida como una consecuencia de un desarrollo histórico, conceptual y práctico cada vez más dinámico. Dicho lo anterior, cabe una definición de tales conceptos (Ministerio de Educación, Cultura y Deporte 1999).

Archivística: Disciplina que trata de los aspectos teóricos y prácticos (tipología, organización, funcionamiento, planificación, etc.) de los archivos y el tratamiento archivístico de sus fondos documentales.

Archivo: Conjunto orgánico de documentos producidos y/o recibidos en el ejercicio de sus funciones por las personas físicas o jurídicas, públicas y privada. También, el archivo es el local donde se conservan y consultan los conjuntos orgánicos de documentos.

Documento: Toda expresión en lenguaje natural o convencional y cualquier otra expresión gráfica, sonora o en imagen, recogidas en cualquier tipo de soporte material, incluso los soportes informáticos… Un documento de archivo es el testimonio material de un hecho o acto elaborado de acuerdo con unas características de tipo material y formal.

La Archivística, el Archivo y el Documento, en lo individual, pero mucho más aún en conjunto, posibilita el adecuado tratamiento de un volumen muy importante de información que, independientemente de su procedencia, temporalidad, soporte y paradigma de organización, permite la correcta creación de los documentos, su tratamiento, su conservación, su acceso y su comunicación.

La información con que se trabaja en el Archivo en el contexto de la Archivística, se distingue de otro tipo de informaciones u organizaciones (como puede ser tratado otro tipo de soportes desde la Biblioteconomía o la  Hemerografía), por tener tres características definitorias, según lo expresa José Ramón Cruz Mundet:

Es una información interna, producida por personas (físicas o jurídicas) en el desarrollo de sus actividades, de forma necesaria e inevitable.

Es una información previsible, por cuanto es fruto de procesos establecidos, sean los procedimientos administrativos (caso de las Administraciones Públicas), sean los procesos de negocio (caso de las organizaciones privadas), sea la gestión de las actividades propias de las personas físicas en las que no interviene la voluntad creativa.

Es una información reglada, en su creación, uso y conservación. La creación de todos estos documentos está recogida y regulada por normas legales y/o de procedimiento interno. Su utilización (tramitación, acceso, información, obtención de copias) también está sancionada por normas legales de carácter público –incluidas las de defensa de la privacidad- y/o por normativa interna de las organizaciones privadas. Su conservación, entendida en términos de eliminación o conservación, asimismo está regulada por normas (Coordinadora de Asociaciones de Archiveros 2011).

El archivo es, en el contexto de lo antes descrito, materia ineludible del Derecho y asunto de muy alto interés público, pues se encuentra directamente vinculado a Derechos humanos fundamentales: El derecho de acceso a la información Además, los Archivos, son prueba y memoria que conforman la identidad individual y organizacional de las instituciones, y por tanto, permiten identificar la responsabilidad que los actores. Entendido así, los documentos y los archivos son un elemento fundamental e indispensable en cualquier sistema de rendición de cuentas.

En México, existen legislaciones que en el ámbito de la Administración pública federal y estatal que se relacionan con el archivo, la transparencia, el acceso a la información, la protección de datos personales y la rendición de cuentas. Específicamente para el Archivo y en la región geográfica de interés tenemos: Ley federal de archivos; Ley de archivos del estado de Campeche; Ley del sistema estatal de archivos de Chiapas; Ley del sistema de documentación del estado de Quintana Roo; Ley de archivos públicos del estado de Tabasco; Ley 71 De documentos administrativos e históricos del estado libre y soberano de Veracruz-Llave; Ley del sistema estatal de archivos de Yucatán. Analizando, algunos de sus atributos, para tener una aproximación parcial, tenemos:

Cuadro 1: Atributos de legislación estatal en materia de archivos.

ATRIBUTOS Federación Campeche Chiapas Quintana Roo Tabasco Veracruz Yucatán
Extensión en cuartillas en la versiones impresas revisadas 22 12 7 11 23 11 3
Año de publicación en medio oficial de comunicación de la Entidad 2012 2010 1993 2001 2008 1990 1986
Declara de interés público la preservación, conservación y clasificación de documentos y los reconoce como parte del patrimonio histórico. SI SI SI SI SI SI SI
Explícita claramente observancia en los poderes ejecutivo, legislativo y judicial SI SI SI SI SI SI NO
Regula el funcionamiento y coordinación de un sistema de gestión de archivos de la entidad estableciendo claramente entidades implicadas y coordinación SI SI SI SI SI SI NO
Diferencia y describe sobre los Archivos de: trámite, concentración e histórico. SI SI NO SI SI SI NO
Define y pugna por el uso de la Guía simple, o cuadro de clasificación, o catálogo de disposición documental. SI SI NO SI SI NO NO
Enuncia y extiende responsabilidades de archivo a particulares en virtud de su interés público SI NO NO SI SI NO NO
Incluye infracciones y sanciones ante posibles incumplimientos en términos directos o a partir de otras leyes aplicables SI SI NO SI SI NO NO
Se vincula explícitamente con leyes/instituciones  transparencia, o  acceso a la información o protección de datos personales, o rendición de cuentas. SI SI NO NO SI NO NO
Enuncia, define e incorpora el tratamiento de documentos electrónicos SI SI NO SI NO NO NO
Enuncia  o pugna por  el uso de tecnologías y  de sistemas automatizados de gestión y control de documentos SI SI NO SI NO NO NO
Enuncia, define o promueve explícitamente la generación de  documentos electrónicos en formatos abiertos (Información digital pública, accesibles en línea, que puedan ser usados, reutilizados y redistribuidos libremente). NO NO NO NO NO NO NO

Fuente: Elaboración propia con base en leyes estatales de Archivo.

Cosniderando la información presentada en el Cuadro 1 se puede afirmar que, es necesario mejorar el desarrollo de la legislación aplicable en materia de archivo en:

  • la gestión orgánica e institucional de los archivos;
  • la explicitación del paradigma y/o técnica archivística seleccionada;
  • la incorporación de nuevas tecnologías, soportes y formatos abiertos;
  • la explicitación de responsabilidades y sanciones;
  • Vínculo con otras leyes e instituciones.

En ese contexto ¿La ley general de Archivos para cuando? ¿Cuándo estarán actualizadas las leyes en la materia para el sureste mexicano? Se aceptan especulaciones, siempre y cuando no sean demasiado optimistas o pesimistas, por que ello, una o la otra, si se piensa bien, entristecen.