Con estas palabras queremos hacernos presentes en esta Red para significar la importancia de los archivos dentro de los procesos administrativos, sobre todo los relacionados con el acceso a la información, transparencia y rendición de cuentas.

El término documento en su etimología denota una actitud de apertura, de enseñanza, de transparencia de contenidos sin obstáculo alguno. El documento enseña la información plasmada tal cual como se expresó en el momento.

Por su parte, la palabra archivo contiene una carga negativa al usarse, sobre todo en el contexto jurídico y administrativo, como un sinónimo de guardar para siempre, de desaparecer, casi de tirar, de dar “carpetazo”, de concluir un proceso. También la palabra archivo se le ha agregado un adjetivo poco favorable con la palabra muerto, el “archivo muerto” es el lugar donde se envían documentos que ya no son utilizados en las oficinas; trae consigo una carga de significado relacionada con el caos. En este orden de ideas se da la impresión de que archivar no tiene que ver nada con ordenar, conservar y sobre todo con acceder. Al utilizar la frase “los archivos hablan” queremos dignificar no sólo el término, sino su contenido rico y aleccionador para la gestión administrativa en general. Los archivos son el conjunto de documentos organizados en expedientes y a los que se les aplica una metodología equiparable a las exigencias de cualquier ciencia. Implican orden, preservación a largo plazo y accesibilidad. También los archivos significan el lugar físico donde se resguardan los documentos con los requerimientos necesarios para conservar los materiales o soportes de la información, que pueden ser en papel o en medios electrónicos.

Como se puede apreciar, los archivos en su contenido y en su materialidad nos ofrecen las evidencias de las actuaciones cotidianas de una gestión administrativa y, son ellos, los que hablan del buen o mal desempeño de los actores en su toma de decisiones y en los usos de los recursos para el cumplimiento de sus funciones y responsabilidades. Los archivos simplemente hablan de manera objetiva y, a través de ellos, se puede determinar la responsabilidad social del servidor público.

El acceso a la información sin archivos es impensable porque la información está contenida en los documentos que ahí se resguardan; la transparencia sin archivos es una falacia por son el medio que da visibilidad a las actuaciones administrativas; la rendición de cuentas sin archivos es inviable porque a través de ellos es como se puede fincar responsabilidad en una gestión administrativa. En conclusión, los archivos son el común denominador que ha sido poco atendido y, por esta razón, las operaciones relacionadas con el acceso, transparencia y rendición de cuentas, en muchos casos, no han dado el resultado esperado.