El Instituto Nacional de Transparencia, Acceso a la Información y Protección de Datos Personales (INAI), presentó diez recomendaciones sobre la Ley General de Archivos, presentada en el Senado el 17 de noviembre pasado.

Las propuestas, aclara el Instituto en el posicionamiento avalado por los comisionados, buscan “contribuir a que la iniciativa establezca principios generales para organizar, conservar, administrar y preservar los archivos de manera homogénea, en los tres órdenes de gobierno”.

Como primer elemento, los comisionados señalan que el Archivo General de la Nación debe ser un órgano descentralizado, no sectorizado, con autonomía de gestión y se le deben asignar recursos humanos, técnicos y presupuestales y con amplias facultades de interpretación.

El segundo punto indica que se deben precisar las normas de procedimiento para consultar los archivos históricos, con plazos y responsables, así como precisar que los archivos históricos son “fuentes de acceso público” en general y no solo como “fuentes de información esencial”, como se plantea.

El posicionamiento también plantea la necesidad de cuidar el Derecho a la Verdad sobre violaciones graves de los derechos humanos contenidas en los archivos de los sujetos obligados, sin importar la etapa del ciclo vital de los documentos.

“El ejercicio de este derecho no debe estar supeditado a normatividad diversa a la Ley General. El Estado tiene la obligación de proporcionar la información de manera confiable, veraz y oportuna a quienes legítimamente hagan uso de ese derecho, que por lo general son las víctimas”.

En su tercer punto, el organismo recomienda aclarar qué instancias integran el Sistema Nacional de Archivos y sus ámbitos de competencia, pues si bien se define como conjunto orgánico y articulado de estructuras, relaciones funcionales, métodos, normas, instancias, instrumentos y procedimientos, no lo aclara y ello propiciaría dificultades de operación.

Como cuarto punto, el Inai considera que el Consejo Nacional de Archivos debe estar integrado básicamente por técnicos especializados en gestión documental y archivos, transparencia, rendición de cuentas y de promoción de la democracia.

En el quinto, se señala que se deben establecer procedimientos para que periódicamente se determine el destino final de los documentos que obren en un archivo de trámite o concentración.

Los comisionados señalan, como sexto punto, que se debe robustecer el procedimiento de entrega-recepción de los archivos en custodia de los sujetos obligados y establecer que, ante los cambios de administración se preserven los archivos.

Respecto a la coordinación del Sistema Nacional de Archivos con los de Transparencia Anticorrupción, los comisionados señalan, en su séptimo punto, que se debe establecer un mecanismo explícito con estándares de gestión de información electrónica.

El octavo punto expone que se deben fijar criterios para la composición y funcionamiento de los Consejos Locales; se sugiere que en su integración incluya, un representante de los poderes locales; uno de los organismos autónomos y uno de los municipios con población mayor a 70 mil habitantes.

En el noveno se sugiere precisar que el Comité de Transparencia debe formar parte del Sistema de Archivos de cada sujeto obligado y su presidente debe ser parte del grupo interdisciplinario, que valora, define las vigencias documentales y, en su caso, los plazos de conservación.

Por último, los comisionados sugieren, como punto décimo, definir a la Secretaría Ejecutiva como instancia operativa; al Sistema Nacional de Archivos como instancia de dirección; y al Consejo Nacional de Archivos como la máxima instancia en materia archivística del país.